Cách Tạo Mail Merge Trong Word 2010

Trộn thư trong Word là sử dụng anh tài Mail Merge. Đây là 1 trong những tính năng rất lôi cuốn giúp huyết kiệm thời hạn nhưng không phải ai cũng để ý tới. Hãy thuộc ungkirke.com khám phá về giải pháp trộn thư trong Word 2010 trong nội dung bài viết này nhé.

Bạn đang xem: Cách tạo mail merge trong word 2010


Tính năng trộn thư vào Word 2010 là tính năng rất hấp dẫn và hữu ích. Demo tưởng tượng, nếu như bạn là giáo viên, bạn cần gửi thư mời họp cha mẹ hoặc sổ liên lạc cho các phụ huynh, ví như gõ thủ công thì chúng ta phải mất bao nhiêu thời hạn mới trả thành? Mail Merge sẽ giúp đỡ bạn giải quyết và xử lý vấn đề kia chỉ bởi vài cú nhấp chuột.


Trong nội dung bài viết này, ungkirke.com đang giới thiệu cho bạn cách trộn thư vào Word 2010. Bắt đầu thôi nào!

*

Trộn thư vào Word (Mail Merge) là gì?

Trộn thư (Mail Merge) là 1 trong những tính năng nâng cấp trong Microsoft Word, giúp bạn xử lý bài toán chèn các danh sách, tệp tin,… vào một vài văn băn bạn dạng cố định như thư mời, thông báo, phiếu điểm, bảng lương hàng tháng…

Đây là một trong tính năng thực sự có lợi giúp họ tiết kiệm được không hề ít thời gian.

Cách trộn thư vào Word 2010

Để hoàn thành được quá trình trộn thư, bạn cần có 2 tệp tin tài liệu:

Văn phiên bản gốc: văn bản văn bạn dạng đã được soạn thảo sẵn cùng đang quăng quật trống các nội dung yêu cầu điền. Ví dụ: Thư mời, giấy báo trúng tuyển quăng quật trống tên tín đồ nhận, người/đơn vị nhận, địa chỉ, số năng lượng điện thoại…Dữ liệu gốc: thông tin dữ liệu của từng cá nhân, đơn vị chức năng để điền vào chỗ đang vứt trống nghỉ ngơi văn phiên bản đã được biên soạn sẵn.

1. Phương pháp trộn thư vào Word 2010 bằng cách tạo mới list chèn

Bước 1: Bạn vào tab Mailings bên trên thanh luật pháp >> lựa chọn Start Mail Merge >> lựa chọn Step by Step Mail Merge Wizard.

*

Bước 2: hành lang cửa số Mail Merge hiện tại ra.

Đầu tiên, sinh hoạt mục Select document type chọn Letter >> lựa chọn Next: Starting document ở mục Step 1 of 6.Tiếp theo, lựa chọn Use the current document trong mục Select starting document >> lựa chọn Next: Select recipients ở mục Step 2 of 6.Chọn Type a new list trong mục Select recipients >> chọn Next: Write your letter vào Step 3 of 6.

*


Bước 3: cửa sổ New Address List xuất hiện >> chọn Customize Columns.

*

Bước 4: Trong vỏ hộp thoại Customize Address List, bạn cũng có thể tuỳ chỉnh dữ liệu như:

Add: Thêm trường.Delete: Xoá những trường bao gồm sẵn.Rename: Đổi tên trường tất cả sẵn.

Sau khi hoàn tất, chúng ta nhấn chọn OK.

*

Bước 5: Điền tin tức cơ phiên bản của những trường.

Ví dụ:

New Entry: Thêm loại mới.Delete Entry: Xoá dòng.Find: tìm kiếm.

Sau khi trả tất chọn OK.

Bước 6: hành lang cửa số Save Address List xuất hiện >> Đặt tên cho tập tin này rồi lựa chọn Save.

*

Bước 7: Tại form Mail Merge Recipients, chúng ta cũng có thể sửa trở qua các công dụng như:

Sort: bố trí lại tài liệu theo trường như thế nào đó.Filter: thanh lọc ra gần như danh sách cần thiết trong list dài.

Xem thêm:

Find duplicates: Tìm với xoá những dữ liệu như thể nhau.Validate address: xác thực địa chỉ.

Sau đó lựa chọn OK.

Bước 8: quay trở về cửa sổ Mail Merge.

*

Bước 9:

Hộp thoại Insert Merge Field lộ diện >> chọn Database Fields.Sau đó chọn vào ngôi trường đã kiến tạo >> chọn Insert tại những vị trí >> lựa chọn Next: Preview your letter.

*

Bước 10: sau khoản thời gian đã chèn xong xuôi các trường >> lựa chọn Next: Complete the merge.

*

Bước 11:

Trên thanh công cụ, lựa chọn tab Mailings.Tại mục Finish & Merge >> chọn Edit Individual Documents.Cửa sổ Merge to New Document hiển thị >> chọn All >> chọn OK.

*

2. Cách trộn thư vào Word 2010 bằng phương pháp sử dụng file Excel

Bước 1:

Bạn thực hiện tương tự công việc 1 và 2 như bí quyết trộn thư vào Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn sinh sống trên.Nhưng nghỉ ngơi mục Step 3 of 6 >> chọn Use an existing list >> lựa chọn Browser.Chọn tệp tin Excel có dữ liệu bạn đề xuất >> chọn Open.

*

Bước 2: lựa chọn sheet chứa dữ liệu trong file Excel >> lựa chọn OK.

*

Bước 3: thực hiện lại từ cách 7 đến cách 11 như phương pháp trộn thư vào Word 2010 bằng cách tạo mới list chèn nghỉ ngơi trên.

Lưu ý: Khi trộn thư với file Excel, list trong file cần được tạo từ chiếc đầu tiên. Ko được có các ô trông ở trên và bên dưới nếu không bạn sẽ tạo ra những biểu mấu trống. Để tránh sự cố đó, bạn nên bỏ chọn những trường trống lộ diện trong hành lang cửa số Mail Merge Recipients.

*

Cách trộn các thư trong Word 2010

Để trộn các thư vào một trang giấy trong Word 2010, ta triển khai như các bước dưới đây:

Bước 1: chuẩn bị bảng tài liệu và phần nội dung file Word nên trộn.

*

Bước 2: Để thực hiện nhân nhiều nội dung cùng lúc, chúng ta copy phần ngôn từ ở file Word >> vào thẻ Mailings >> Start Mail Merge >> lựa chọn Labels >> chọn New Label.

Cửa sổ Label Detail xuất hiện, bạn tùy chỉnh các thông số kỹ thuật theo mong muốn và lựa chọn OK.

*

Tiếp đến, bạn dán phần văn bản đã copy thuở đầu vào ô nhãn đầu tiên >> lựa chọn Update Labels trong thẻ Mailings nhằm nhân lên các nhãn khác có cùng ngôn từ trên cùng một trang giấy.

*
Bước 3: Cũng trong thẻ Mailings, lựa chọn Select Recipients >> chọn Use Existing List >> chọn file Excel đựng bảng tài liệu cần chèn.

*

Bước 4: trên vị trí phải điền thông tin trên nhãn thứ nhất của tệp tin Word, các bạn chọn Insert Merge Field cùng chọn câu chữ tương ứng.

*

Thực hiện tương tự cho những thông tin bên dưới. Sau khi chọn hoàn thành cho nhãn đầu tiên, nhấn chọn Update Labels để nhập thông tin cho những nhãn tiếp theo.

Bước 5: Để bình chọn kết quả, chọn Preview Results. Nếu tiến hành đúng theo công việc như trên, các bạn sẽ thấy ngơi nghỉ mỗi mục của từng nhãn sẽ hiển thị những thông tin tương ứng với bảng tài liệu mà không biến thành trùng.

*

Trên đây là quá trình trộn thư vào Word 2010 mà ungkirke.com muốn trình làng cho các bạn. Hãy like & Share nội dung bài viết nếu các bạn thấy nó hữu dụng và đừng quên thường xuyên truy cập ThuthuatOfice để hiểu biết thêm nhiều thủ thuật tốt nhé.